В век цифровизации многие документы хранятся в электронном виде и не занимают места на полках. Однако совсем избавиться от бумаг пока все же не получается.
Что касается рабочих процессов, то, к примеру, бухгалтерскую документацию именно в «живом» виде обязывает хранить закон. А какие-то важные контракты с подписями и печатями необходимо сохранять, чтобы обезопасить себя от возможных экономических претензий и проблем.
Есть такие важные бумаги и у частных лиц – договоры о покупке или продаже недвижимости, дорогих автомобилей и т.п. Практически у каждого присутствуют и какие-то памятные документы, грамоты, фотографии, от которых нельзя избавляться. Часто небольшая жилплощадь не позволяет хранить много вещей и бумаг без ущерба для собственного комфорта.
И если регулярно переезжать на различные съемные квартиры, то возникают неудобства, связанные с постоянным перемещением нужных или дорогих сердцу «бумажных носителей».
В случае с бизнесом проблемы похожие: в каких-то случаях небольшой офис не предполагает размещения в нем внушительных объемов документации, в других — этой документации настолько много, что даже в просторных рабочих пространствах ее складировать попросту нерационально, куда логичнее разместить на этих площадях полезных работников. Во всех подобных ситуациях отличным вариантом является использование склада индивидуального хранения.
Хранение документов на складе
Хранение документов на складе имеет множество преимуществ. Вы можете арендовать ячейку нужного размера, чтобы места хватило на размещение всех документов. В случае изменения ситуации (некое количество документации пришла пора утилизировать, или, наоборот, объем возрос) всегда можно выбрать ячейку или бокс большего или меньшего размера.
Столь же удобно есть возможность управлять сроками — снимайте собственный минисклад (точнее – миниархив) от месяца до года и более, продлевая срок аренды при необходимости. Продление или сокращение периода проблемой не является. Вне зависимости от того, какие именно бумаги фигурируют (деловые, личные, памятные), перед их помещением на складское хранение рекомендуется сделать ряд шагов:
- Проведите ревизию документов. Скорее всего, найдется что-то, что уже можно уничтожить или выбросить. Очевидно, платить за хранение ненужного бессмысленно;
- Оставшийся массив необходимо систематизировать: разложить по папкам, файлам и подписать. Ведь если складировать бумаги беспорядочными стопками, найти что-то необходимое потом будет затруднительно;
- Папки и файлы лучше всего еще раз систематизировать, упаковав уже в коробки или пластиковые ящики, которые тоже нужно как-то пометить (подойдет распределение по годам, направленности содержания и т.п.). В таком виде бумаги удобно транспортировать и хранить.
Преимущества хранения документов в компании Добросклад
Мы предоставляем профессиональные услуги хранения: на московском складе круглогодично поддерживаются плюсовая температура и относительная влажность, которая обеспечивает любым вещам сохранность без сырости и плесени. Грязь, пыль также отсутствуют благодаря регулярно проводимой уборке, а вентиляция предотвращает появление посторонних запахов.
На складах ведется круглосуточное видеонаблюдение, можно быть уверенными в том, что ценные документы не будут утеряны. Если объем документации велик, то у наших партнеров – компании «Профи Переезд» – можно заказать грузчиков, работы по упаковке и перевозке. А специалисты «Добросклад» помогут подобрать оптимальный размер ячейки и бокса. Предлагаемые нами цены на услуги хранения одни из самых приемлемых в Москве.